Site-urile instituțiilor publice/primăriilor reprezintă un instrument prin care administrațiile, prin reprezentanții lor, aduc în fața cetățenilor informații de interes general și își îndeplinesc obligația legală pentru publicarea anumitor informații și asigurarea transparenței.

Luând în considerare evoluția din ce în ce mai rapidă a tehnologiei, cetățenii așteaptă ca serviciile instituțiilor publice să țină pasul, să se modernizeze și să facă eforturi susținute în transparentizarea activității desfășurate.

De cele mai multe ori, eforturile primăriei sunt direcționate către îndeplinirea atribuțiilor și eficientizarea activității, de aceea partea de informare a cetățenilor nu ajunge printre priorități. Cu toate astea, cetățenii se lovesc des de provocări în încercarea de a găsi anumite informații pe site-urile oficiale-de aici și aglomerarea ghișeelor din primărie și zecile de mesaje identice trimise pe căile de comunicare cunoscute.

Cetățenii au dorința, dar și dreptul, ca instituțiile publice să ofere serviciile într-un mod profesionist și eficient. Relaționarea cetățenilor cu primăria este din ce în ce mai complexă, dar asta nu înseamnă că trebuie să fie și complicată.
Exemplele de bune practici din alte țări reprezintă puncte de referință pentru cetățenii din ce în ce mai informați, a căror încredere instituțiile publice au interesul să o câștige. De asemenea, contextul actual aduce în prim plan nevoia cetățenilor de implicare în viața socială, de interes asupra modului în care sunt gestionate impozitele pe care le plătesc, de înțelegerea a poziției reprezentanților aleși față de evenimente sau cauze majore-ex. schimbările climatice, strategia națională anticorupție, colectarea selectivă a deșeurilor și reciclarea etc.

Resursele de comunicare ale primăriilor sunt în scădere sau constante, însă nevoile de comunicare ale cetățenilor sunt în constantă creștere. Un website actualizat, cu o arhitectură a informației clară și intuitivă este un instrument util și extrem de accesibil pentru orice primărie care înțelege contextul actual și are deschidere pentru îmbunătățirea, eficientizarea, transparentizarea serviciilor și câștigarea încrederii cetățenilor.

Site-urile primăriilor au o structura de bază, formată din categorii de informații specifice, categorizate și actualizate regulat. Acestea se referă, în principal, la:
• structura organizațională a Primăriei, Consiliului Local și a diferitelor instituții/regii aflate în subordinea acestora
• bugetul și dispozițiile, hotărârile, comunicatele emise
• prezentarea orașului – cu hărți, webcam și galerie foto
• serviciile oferite de primărie cetățenilor – urbanism, evidența populației, mobilitate, transparență
• servicii online – programări, registratură, plăți
• proiectele implementate și/sau finanțate de primărie
• evenimente

Un site de primărie se adresează în principal cetățenilor, de aceea arhitectura, explicațiile și documentele oferite prin website vor fi structurate în interesul acestora.

Principalele componente și cele mai importante funcționalități sunt detaliate în
continuare. Am ajuns la acest schelet prin experiența lucrului la site-ului primăriei Cluj-Napoca și analiza altor site-uri de primării de orașe mari și mijlocii din țară. Încurajăm primăriile să analizeze constant feedback-ul asupra site-ului primit de la cetățeni și, totodată, să identifice activitățile sau solicitările recurente pentru care ar putea furniza un răspuns standardizat pe care să îl integreze în site.

Un site de primărie se adresează în principal cetățenilor, de aceea arhitectura, explicațiile și documentele oferite prin website vor fi structurate în interesul acestora.

Principalele componente și cele mai importante funcționalități sunt detaliate în
continuare. Am ajuns la acest schelet prin experiența lucrului la site-ului primăriei Cluj-Napoca și analiza altor site-uri de primării de orașe mari și mijlocii din țară. Încurajăm primăriile să analizeze constant feedback-ul asupra site-ului primit de la cetățeni și, totodată, să identifice activitățile sau solicitările recurente pentru care ar putea furniza un răspuns standardizat pe care să îl integreze în site.

Sistem de administrare a conținutului (Content Management System – CMS)

• cu ajutorul unei persoane din cadrul primăriei se va face migrarea conținutului static al site-ului existent

Integrări externe

> Se poate/va face integrare cu
• sistemele interne de înregistrare și stocare a informațiilor, pentru preluarea și publicarea pe site a informațiilor respective – acest lucru ușurează munca angajaților primăriei și menține informațiile actualizate permanent
• sistemul care ține evidența modificărilor PUG-ului
• serviciile online existente
• alte sisteme prin care se administrează primăria

> Se poate face integrarea cu Sistemul Electronic de Achiziții Publice

1. Primărie (Aparat propriu) + Consiliu Local

• legislație cu impact asupra funcționării administrației publice + directive europene
• conducere, prezentare primar + echipă, atribuții
• comunicate de presa, agenda primarului, articole + priorități
• sediile primăriei
• ROF + regulamente (pentru finanțări, vouchere etc.)
• CL – atribuții, consilieri locali + comisii + HCL, proiecte del HCL + sedințe, minute, înregistrari video ale sedințelor
• declarații de interese + avere / pe departamente –> arhivă pe ani
• rapoarte de activitate
• buget, execuții bugetare, datorie publică + achiziții publice
• organigramă + salarii
• adrese, program relații cu publicul, numere de telefon/fax, email
• audiențe
• concursuri pentru posturi publice/contractuale
• declarații, strategii, planuri
• solicitare informații de interes public + lista documentelor disponibile pt consultare + rapoarte pe Legea 544, 52 + alte rapoarte/acțiuni pt transparență
• protecția datelor

2. Prezentare oraș

• istoric, galerie foto, monumente
• hărți – transport, monumente, zgomot, emisii/poluare
• orase înfrățite + cetățeni de onoare
• camera web

3. Servicii subordonate, instituții/societăți în subordine/regii despre proiecte

4. Proiecte

• implementate de primărie pe fonduri + finanțări pentru proiecte în
comunitate

5. Servicii pentru cetățeni

• Acte necesare + formulare tipizate
• Urbanism – PUG, PUZ, PUD, autorizații, certificate, prelungiri, modificări, CTATU
• Mediu
• Evidența populației – nașteri, decese, divorț, schimbare/modificări/eliberări/ transcrieri acte de identitate
• Alegeri – secții de votare
• Social – ajutoare, reduceri, pașii necesari pentru obținere, criterii de acordare, persoane defavorizate
• Mobilitate – parcări, transport public, biciclete, taxi
• Locuințe
• Eficiență energetică
• Deșeuri – responsabili, colectare selectivă / reciclare
• Străzi – curățenie, reparații, nomenclator stradal
• Educație – listă școli, gradinițe, universități
• Turism
• Sport
• Calendar evenimente
• Cultură
• ONG – listă ONG-uri, înființare ONG
• Registratură
• Petiții
• Dezbateri publice
• Asociații de proprietari
• Oportunități de business
• Campanii – adoptă un copac/un spațiu verde/un câine etc.

6. Servicii online (dacă există)

• plăți online – cu autentificare / fără autentificare –> creare cont, acces la informații fiscale
• programări online
• urmărește-ți cererea în Registratură